Het gebruik van gegevenssamenvoeging is helemaal niet moeilijk, maar het kan zijn dat u een paar pogingen nodig heeft om het goed te krijgen. Dus voordat je erin springt en het zelf uitprobeert, raad ik je aan de hele tutorial te lezen en eerst te leren over de beperkingen en fouten waarmee je later te maken kunt krijgen.
 
In deze tutorial laat ik je de basis zien en belicht ik mogelijke problemen die je tegen kunt komen en hun oplossingen, zodat je deze functie in een mum van tijd onder de knie hebt.
 

Invoering

De basisworkflow is:

• Maak het gegevensbronbestand: geef in de eerste rij de velden een naam (gebruik @ voor de veldnaam voor afbeeldingen).
• Sla het bestand op als .csv gescheiden door komma's, of .txt gescheiden door tabulatie.
• Maak een prototype in een InDesign-document.
• Selecteer de gegevensbron in InDesign met behulp van het deelvenster Gegevens samenvoegen .
• Voeg de tijdelijke aanduidingen toe aan het prototypeontwerp in uw document.
• Voer een voorbeeld uit om zeker te zijn van het resultaat.
• Maak het samengevoegde document.

Lees verder in de tutorial om documenten te maken met een structuur-layout die vergelijkbaar is met deze:

Of dit:

Als je de voorkeur geeft aan een videogids, bekijk dan deze video van Teela Cunningham . Ze legt in acht minuten uit hoe je een certificaat maakt met data merge. Het is een geweldige inhoud, heel goed uitgelegd, en Teela's stem is kalm en duidelijk. Ze praat echter niet over het samenvoegen van gegevens met afbeeldingen, dus daarvoor (en omdat deze gids dieper gaat), nodig ik je uit om door te lezen, zelfs nadat je de video hebt gezien.

Wanneer moet u gegevens samenvoegen gebruiken?

Gegevens samenvoegen is geweldig wanneer u een document (of een deel van een document) moet opmaken met een "prototype-voorbeeld" (repetitieve lay-out) dat moet worden herhaald in een raster of één record per pagina met verschillende gegevens.
 

Dergelijke documenten kunnen zijn:

• productcatalogi
• enveloppen
• certificaten
• visitekaartjes
• enzovoort.

De lay-out van het InDesign-bestand voorbereiden

We moeten in InDesign een prototype maken van de lay-out die we willen gebruiken in het proces voor het samenvoegen van gegevens. Dit is van mij. Het heeft de naam van het product, de afbeelding, een korte beschrijving, de prijs en een streepjescode.

U kunt veel verschillende soorten documenten automatiseren, van visitekaartjes tot flyers of catalogi. Als u nog geen lay-out in gedachten heeft, kunt u beginnen met een catalogussjabloon of een ander InDesign-sjabloon.

Bereid het gegevensbestand voor om te importeren (.csv of .txt)

Het gegevensbronbestand moet een .csv- of een .txt-bestand zijn. U kunt het maken met Excel, Numbers, OpenOffice of een vergelijkbare toepassing.

In de eerste rij van het bronbestand moet u alle velden vermelden die u in uw lay-out gaat gebruiken. Maak hun naam beschrijvend (en begrijpelijk) omdat InDesign die naam zal gebruiken om de gegevenssets in de interface aan te geven.
 

tekstuele gegevens

Mijn bestand heeft op dit moment product_name, product_description, en price columns. Dit zijn allemaal tekstuele gegevens. Om ze weer te geven, schrijft u gewoon de veldnaam en vult u de records met de gegevens die u door InDesign wilt laten importeren.

Het is prima om lege cellen in de hoofdtekst van het bestand te hebben, maar zorg ervoor dat elke kolom een beschrijving heeft in de koprij.
 

Afbeeldingen

Meestal zijn afbeeldingen het enige probleem waardoor u het samenvoegen van gegevens opgeeft. Maar als je het goed doet, kun je het laten werken en de uitbetaling zal ongelooflijk zijn.

Maak het veld in de spreadsheet

Voor velden die afbeeldingen weergeven, moet u een "@"-symbool voor de veldnaam plaatsen. De veldnaam moet er als volgt uitzien: @field_name.

Ik zal toevoegen @product_image aan mijn spreadsheet.
Voeg een afbeeldingsveld toe aan de spreadsheet

Als u Excel gebruikt en u krijgt een foutmelding bij het schrijven van de veldnaam met een "@" vooraf, dan komt dat omdat u de Excel-cel op teksttype moet instellen. Schrijf een " ' " voor de veldnaam (dwz "'@field_name") en zorg ervoor dat u de " ' " die u zojuist hebt getypt niet ziet wanneer u de Excel-cel verlaat.

Schrijf het bronpad correct

De paden van uw afbeeldingen moeten de conventies volgen van het besturingssysteem waarin de afbeeldingen worden opgeslagen (paden zijn hoofdlettergevoelig).

Het is prima om gegevens (zoals de afbeeldingsnamen in mijn spreadsheet) te hebben die u niet in uw InDesign gebruikt, zolang u de koptekstcel niet leeg laat. Het is ook OK om lege cellen in de hoofdtekst van het bestand te hebben.

Het bronpad goed krijgen

Laten we een snelle truc gebruiken om fouten en tijdverspilling te voorkomen.

• Plaats in InDesign een van de afbeeldingen die u gaat koppelen (de afbeelding zou in de map moeten staan waar u de afbeeldingen voor de gegevenssamenvoeging opslaat, maar het is niet verplicht).
• Selecteer de afbeelding in InDesign en ga naar het Linkpaneel.
• Klik met de rechtermuisknop en selecteer Copy Infoen dan Copy Platform Style Path.

Hier heb je het juiste bronpad. Deze techniek is vooral handig voor afbeeldingen die zijn opgeslagen op een server, waar het moeilijk kan zijn om het absolute pad te raden.

Sla het gegevensbronbestand op in .csv of .txt

Uw spreadsheet is nu dus gevuld met alle gegevens. U moet het opslaan in .csv gescheiden door een komma- bestandsformaat of .txt gescheiden door een tabelbestandsformaat.

Importeer het gegevensbronbestand

• Open in InDesign het Data Mergepaneel door op Window > Utility > te klikken Data Merge.
  
• Klik in het Data Merge paneel op het pictogram in de rechterbovenhoek en selecteer Select Data Source.
  
• Klik op Option en controleer Show Import Options. Selecteer het bestand en klik op Open.
  Lees het gedeelte "Fouten" hieronder voor eventuele fouten die u tegenkomt . Als je de fout daar niet vindt (of in de gelinkte bronnen), schrijf het dan in de opmerkingen of stuur me een e-mail. Ik zal proberen je te helpen het probleem op te lossen.
  
• Stel de Delimiter de Encoding gebruikt in uw .csv/.txt-bestand in en klik op OK.
  

In mijn Data Merge paneel heeft InDesign alle "variabelen" gemaakt die we eerder in de kop van de spreadsheet in Excel noemden. InDesign geeft op tekst gebaseerde gegevens en op afbeeldingen gebaseerde gegevens aan met verschillende pictogrammen.

Plaats de tijdelijke aanduidingen

De volgende stap is het plaatsen van de tijdelijke aanduidingen in het layout-prototype dat we hebben gemaakt.

• Selecteer de tekst/afbeelding in het InDesign layout-prototype (ik selecteer de naam van het product).
  
• Klik op de tijdelijke aanduiding (in mijn voorbeeld klik ik op product_name). InDesign vervangt de tekst in het prototype door <>.
  Het kan voorkomen dat de tekens “<“ en “>” niet zichtbaar zijn. Als dat gebeurt, komt dat omdat het lettertype die glyphs niet bevat. Maak je geen zorgen, de gegevenssamenvoeging zal hoe dan ook werken.
  
• Herhaal hetzelfde proces voor alle tijdelijke aanduidingen voor tekst (ook voor de afbeeldingen).

Het bestand ziet er nu zo uit.

De gegevensbron bijwerken

Als u een veld vergeet of gegevens moet wijzigen, kunt u altijd uw gegevensbron bijwerken. Ik moet de tijdelijke aanduiding voor de streepjescode toevoegen, dus ik ga terug naar mijn spreadsheet en voeg @barcode deze toe en vul de gegevens in.

Terug in InDesign kunt u de gegevensbron zowel vanuit het Data Merge paneel als het Link paneel bijwerken .

• Klik in het paneel Gegevenssamenvoegen op het pictogram in de rechterbovenhoek en selecteer Gegevensbron bijwerken.
• Selecteer in het deelvenster Koppeling het gegevensbronbestand en klik op Koppeling bijwerken alsof het een afbeelding is die u in Photoshop of Illustrator hebt bewerkt.

Bekijk een voorbeeld van het resultaat

Om een voorbeeld van het resultaat van de gegevenssamenvoeging te bekijken, activeert u gewoon Preview.

De productafbeelding wordt niet weergegeven zoals ik zou willen. Ik wil dat de inhoud proportioneel in het frame past. Als u wilt, kunt u de objectstijl wijzigen ( hier is de Adobe-gebruikershandleiding , voor het geval u deze nodig heeft). Ik laat het echter zo blijven - we zullen zien hoe we dit later rechtstreeks vanuit de opties voor gegevenssamenvoeging kunnen oplossen.

Kijk naar de prijs die is geïmporteerd uit het brongegevensbestand. Het symbool “€” ontbreekt. Dit kan soms gebeuren; als u met dit probleem wordt geconfronteerd, probeer dan het gegevensbronbestand opnieuw te importeren en verander de Encodingnaar Unicode (de standaard is ASCII).

Het samenvoegdocument maken

Klik in het Data Merge paneel op het Create Merge Document... pictogram.

U kunt een “Enkel record” document (linker deel van de afbeelding) of een “Meerdere records” document (rechter deel van de afbeelding) creëren.

"Enkel record"-document

Deze instelling is waarschijnlijk de juiste keuze als u certificaten, enveloppen, brieven, enz. maakt. Met deze instelling genereert InDesign een document waarbij elke pagina één record bevat.

Document “Meerdere records”

Dit is mijn keuze in het voorbeeld. U moet het in het algemeen gebruiken voor productcatalogi, prijslijsten en meer, voor documenten met pagina's die meerdere records van een lay-out-prototype bevatten.

Selecteer “Multiple Records” en ga dan naar het Multiple Record Layout tabblad. Op dit tabblad kunt u selecteren hoe InDesign de records moet rangschikken.

De Spacing opties zijn om in te stellen hoeveel ruimte u tussen de records wilt. Ik wil geen ruimte, dus 0  op beide opties is prima voor mij.

Laten we de Preview Multiple Record Layout optie activeren .

InDesign laat me een voorbeeld zien. Het is bijna alsof ik het wilde, maar ik hou niet van alle witruimte onder aan de pagina, dus ik zal de Margins opties veranderen totdat ik het gewenste resultaat krijg.

Gegevens samenvoegen en afbeeldingen

Onder het tabblad Options kun je InDesign een paar instructies geven. Het belangrijkste zijn echter de beeldinstellingen. Vanuit Image Placement je kunt kiezen hoe het beeld van het frame moet passen. ik kies Fill Frames Proportionally. Ik zorg ervoor dat ik de Link optie activeer , want anders zou InDesign de afbeeldingen insluiten.

Start de gegevenssamenvoeging

Nu zijn we klaar om de samenvoeging te starten. Klik op OK. InDesign maakt automatisch een document waarin het gegevensbronbestand wordt samengevoegd met het prototype-lay-outdocument.

Tabellen en gegevens samenvoegen in InDesign

Helaas kun je met data merge alleen tekstuele data importeren en linken naar afbeeldingen .
Natuurlijk kunt u tijdelijke aanduidingen in een tabel invoegen en InDesign zal ze vervangen door uw gegevens.

Voor de tabellen die u in mijn document ziet, moet ik ze echter importeren na het samenvoegen van gegevens. De beste manier om een tabel in InDesign te maken, is door een Excel-spreadsheet aan InDesign te koppelen. Als je wilt weten hoe je dat moet doen, klik dan hier om de tutorial te lezen .

Anders zou u Data Merge kunnen combineren met aangepaste scripts om de tabellen later te importeren.

Veel voorkomende fouten

De geselecteerde gegevensbron heeft een of meer lege veldnamen

Als u deze foutmelding blijft krijgen: "De geselecteerde gegevensbron heeft een of meer lege veldnamen. Corrigeer het bestand of selecteer een ander bestand", komt dat omdat het bestand (.csv/.txt) dat u importeert niet schoon is. zijn enkele kolommen in het bestand die tekst bevatten en die informatie is handmatig verwijderd. U kunt dat controleren door het bestand (.csv/.txt) eenvoudig als tekst in InDesign te plaatsen en "Verborgen tekens weergeven" te activeren.

De snelste manier om dit probleem op te lossen, is door alle kolommen in een nieuw bestand te kopiëren of een teksteditor zoals Sublime Text of TextWrangler te gebruiken en de inhoud van het geëxporteerde bestand op te schonen.

Velden gescheiden door puntkomma ";"

Als u Excel op Windows gebruikt, kan deze fout optreden omdat uw regionale Windows-instellingen zijn ingesteld om puntkomma's te gebruiken in plaats van komma's als het lijstscheidingsteken.
 
De gemakkelijkste en snelste oplossing is om een door tabs gescheiden (.txt) bestand te exporteren en dat te gebruiken voor het samenvoegen van gegevens.
 
Als u echter een CSV-bestand wilt gebruiken, kunt u het scheidingsteken voor de OS-lijst wijzigen in ";". Op die manier gebruikt Excel ";" om uw CSV-bestand uit te voeren. Dat doe je in Regional Settings> Customize. Houd er rekening mee dat deze wijziging van invloed is op alle toepassingen die u op uw computer uitvoert

Nuttige bronnen

In mijn voorbeeld heb ik verschillende streepjescodes geïmporteerd in .eps-bestandsindeling. Om ze te maken heb ik deze service gebruikt . Ik was op zoek naar een bulkgenerator, maar de enige die ik leuk vond, kon niet het type genereren dat ik nodig had. Het is echter geweldig voor UPC-A en EAN-13.

Link naar orgineel bestand >